¿Cómo sacar el RUT?

El RUT es un tema de vital importancia para aquellas personas que son comerciantes. Es decir, tanto para personas naturales como personas jurídicas que ejercen actos de comercio porque son contribuyentes. RUT significa “Registro Único Tributario” y es un documento exigido muchas veces en los empleos, por ejemplo.

Generalmente cuando vas a obtener un empleo, las empresas exigen como requisito para entrar a laborar que el RUT sea anexado a tu hoja de vida. O si eres dueño de alguna tienda o establecimiento de comercio, resulta imperante que tengas este documento exhibido con el fin de determinar y poder establecer que actualmente estás tributando y pagando los impuestos correspondientemente estipulados por la ley. Es importante aclarar que, si no cumples con estas obligaciones tributarias, podrías acarrear sanciones de ley o incluso, incurrir en delitos.

Sabemos que sacar el RUT puede parecer un proceso algo engorroso, pero en realidad es muy sencillo. Y nosotros vamos a explicarte todo lo que debes hacer.

¿Cuáles son los requisitos que se deben llevar para sacar el RUT?

Los requisitos esenciales para solicitar el RUT son:

  1. Original de la cédula de ciudanía.
  2. Fotocopia de la cédula ampliada.
  3. Si la cédula se te ha extraviado, debes llevar una fotocopia de la certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil

Bien, esos para las personas naturales. Si eres una persona jurídica necesitas llevar:

  1. Certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio.
  2. Cédula de ciudadanía en físico. (Del representante legal de la empresa)
  3. Fotocopia ampliada de la cédula.

En caso de sucesiones ilíquidas

  1. Fotocopia del documento de identidad.
  2. Fotocopia del Registro de defunción.
  3. Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la sucesión.
  4. Un documento expedido por una autoridad competente, en este de debe detallar la razón de la sucesión (Albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia)

Patrimonios autónomos

  1. Original y fotocopia del documento de identificación del representante legal de la sociedad fiduciaria.
  2. Documento original que haga constar la existencia y representación legal de la sociedad fiduciaria (Este debe ser expedido por la Superintendencia Financiera)
  3. Certificación del representante legal de la sociedad fiduciaria.

En general, esos son los requisitos que te pedirán al momento de sacar el RUT. Si deseas un poco de más información al respecto, puedes acceder a la página oficial de la DIAN. Así como los requisitos para personas que operan desde el exterior en beneficio a usuarios domiciliados en Colombia.

¿Cómo pedir una cita en la DIAN para sacar el RUT por primera vez?

Las personas naturales que sacan su RUT por primera vez obligatoriamente deben dirigirse a una de las sedes de la DIAN. Si eres de Bogotá, la DIAN está ubicada en el Edificio San Agustín, Nivel Central, carrera 8 Nº 6C – 38.

Si eres una persona jurídica también lo puedes hacer de forma presencial, acreditando los documentos que están establecidos por ley. Si tienes una tienda o ejerces actividades comerciales, deberás llevar el certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio, fotocopia de la cédula, y los demás documentos que mencionamos anteriormente. Esta es una manera de verificar que eres realmente la persona que se está registrando en el RUT, con el fin de cumplir con las determinaciones legales.

Pasos a seguir

Aclarado lo anterior, comencemos. Sólo debes seguir 10 sencillos pasos:

  1. Ingresa a dian.gov.co. Luego debes acceder a “Asignación de citas” que se encuentra en la parte inferior derecha del inicio de la página.
  2. Te aparecerá un cuadro de dialogo informativo, cuando termines de leerlo, lo cierras clickeando en la “x”.
  3. En la parte inferior verás tres opciones “Solicita Cita” “Modificar Cita” y “Consultar Cita”. Por supuesto, debes presionar en “Solicitar Cita”
  4. La página te mostrará un formulario que debes llenar. (Si eres persona natural o jurídica, tipo documento, nombres y apellidos, tu número de teléfono celular y fijo, correo electrónico, dirección etc)
  5. Una vez termines de introducir tus datos personales, debes pulsar en el botón de “Solicitar”
  6. Te aparecerá una ventana emergente con indicaciones para agendar la cita. Para esto sólo debes seleccionar la ciudad, punto de contacto, trámite, fecha y hora. En trámite debes seleccionar la opción de “Inscripción o actualización RUT natural y/o mecanismo”
  7. En la parte inferior hay un recuadro con los días disponibles para la cita marcados en verde, elige el día que más te convenga. Igualmente, a la derecha del recuadro puedes elegir la hora.
  8. Después de haber seleccionado la hora, la página se actualizará mostrándote tus datos generales (Nombre, cédula, ciudad), la programación de la cita (Fecha, hora, código de cita) y los requisitos que debes llevar. Revisa que todo esté correcto.
  9. Por último, presiona en el botón “Aceptar” y luego en “Finalizar”. Es importante que tengas tu código de cita agendado por si deseas modificar o consultar tu cita (Este aparece en los datos de programación de cita) guárdalo en notas o tómale una foto.
  10. Asiste a la sede de la DIAN el día y hora acordada, los funcionarios se encargarán del resto. Cabe destacar, que este proceso es completamente gratuito.

Si ya solicitaste la cita, y por alguna circunstancia no puedes presentarte, entonces deberás acceder a la opción de “Modificar Cita”, para esto es importante que tengas a la mano el código de la primera cita que sacaste. Y la opción de “Consultar Cita” es para que verifiques la fecha y hora en qué debes asistir a la DIAN.

¿Cómo sacar el RUT por internet?

A través del portal online, también puedes tramitar tu RUT por internet sin necesidad de ir a la DIAN. Ya te explicamos como hacerlo:

  1. Accede al enlace dian.gov.co. En la página debes ingresar en el recuadro “RUT” ubicado en la parte derecha inferior.
  2. Te aparecerá diversas opciones, selecciona en “Inscribirse en el RUT” y pulsa en “Persona Natural o Asimilada”.
  3. Tendrás diferentes opciones dependiendo si eres persona natural, jurídica o si necesitas que te asignen el NIT y el registro mercantil. En este caso, accederemos a “Persona Natural”.
  4. Vas a necesitar un código NIT, para esto en la parte inferior aparecerá un recuadro en el que debes introducir un código. Una vez hecho esto el sistema te generara el NIT automáticamente.
  5. Pero antes, debes llenar un formulario. Empieza desde el numeral 25 en “Tipo de documento”. El sistema te mostrará un cuadro que dice “Ayuda” accede y luego presiona en “Elija un valor para Tipo De Documento”.
  6. Una vez elegido el número de documento (Por ejemplo, cédula de ciudadanía), digita tu número de cédula en la casilla 26. En la 27 debes hacer doble click en ingresar la fecha en que fue expedida tu cedula.
  7. Lo mismo para el resto de casillas, en todas debes acceder al cuadro de “ayuda” y seleccionar la opción que te adecúe.
  8. Para poder ingresar tus nombres y apellidos, tienes que ir a la casilla 26 “número de identificación”, presionas en ayuda y en “Elija un valor para Personas Fuente Confiable” Automáticamente deben aparecerte tus nombres. Y si no, pulsa en “nuevo cliente”.
  9. Ingresa tus datos en “Ubicación” del mismo modo explicado anteriormente.

Pasos a seguir en la sección de Ubicación, Clasificación y Responsabilidades

  1. La página no te dejará ingresar tu dirección con el teclado (Casilla 41) Así que debes dar doble click y seleccionar los caracteres necesarios: Calle, autopista, avenida, números, letras, etc.
  2. Cuando tengas tu dirección escrita, dirígete a la parte inferior derecha y pulsa en “Dirección Completa”. Automáticamente el sistema generará la dirección en la casilla.
  3. En las casillas 42, 43, y 44 sí podrás usar el teclado. La 45 no es necesario llenarla.
  4. En clasificación, casilla 46 debes introducir el código RUT de la empresa en la que vas a laborar.
  5. Dirígete a “Responsabilidades, Calidades y Atributos”. En la casilla 1, selecciona ayuda, luego “Elija un valor para Responsabilidades” y como eres persona natural, tendrás que elegir la opción 12 “Ventas régimen simplificado”.
  6. Hecho esto, ya tendrás todos los datos llenos de tu formulario. Ve a la parte inferior de la página, notarás que hay una barra con 4 símbolos. Puedes guardarlo como borrador, enviarlo e imprimirlo como PDF.
  7. Presiona en el botón “Borrador” luego en “Enviar” y finalmente en “PDF” la página te abrirá el formulario en PDF. Y listo, ya tendrás tu documento RUT.

¿Es necesario actualizar el RUT?

Según lo establecido en la ley, el RUT tiene vigencia indefinida, por lo que no es necesario renovarlo.  Sólo lo debes actualizar el RUT cuando hayas hecho cambios de información de tus datos personales o en la información de tu actividad económica. Esto lo puede hacer la DIAN en función de oficio, o bien, tú mismo desde tu casa, ingresando a las páginas correspondientes. De este modo, podrás establecer a qué régimen estas vinculado y cómo es la forma en la que tendrás que tributar.